Event-Planung
Entwicklung einer Web-Lösung zur Planung von Events in der Konzertbranche
Motivation
Der ehrenamtlich geführte Verein «Freunde der Met-Bar» organisiert seit seiner Gründung im Jahr 2012 regelmässig Konzert-Veranstaltungen und führt diese im eigenen Event-Lokal in Lenzburg durch. Um die zahlreichen Konzertanfragen, die Verwaltung der Bands und das Planen der Konzerte besser bewältigen zu können, soll die bisherige Excel-Lösung mit einem Web-Portal abgelöst und modernisiert werden.
Unser Kunde sagt
Unser Booking Tool, das auf einer Software von Loftsoft IT aufgebaut ist, übertrifft unsere Erwartungen um Längen und erleichtert uns das Booking enorm.
Sabine Torretti, Booking-Verantwortliche und Vorstands-Mitglied, Verein Freunde der Met-Bar
Beschreibung
Einer unserer Mitarbeiter ist Mitglied im Verein «Freunde der Met-Bar». Aus diesem Grund haben wir uns entschlossen, der Met-Bar unser uuebkit als Basis für eine individuelle Web-Lösung zur Verfügung zu stellen. Beinahe in Eigenregie hat der Verein damit seine Veranstaltungsplanung modernisiert.
Über ein Kontaktformular auf der öffentlichen Website können Bands eine Konzertanfrage erfassen, welche über eine Schnittstelle in das Web-Portal gelangt. Im «Posteingang» der Anwendung kann das Booking Team diese Anfragen bearbeiten, neue Bands in den Band Pool aufnehmen und mit weiteren Daten wie z. B. Bildern, Dokumenten oder Notizen anreichern. Ein Übersichtlicher Kalender ist der Ausgangspunkt für das Verwalten der Konzert-Veranstaltungen. Die verantwortliche Person erfasst alle relevanten Daten; Bands aus dem Pool, Konzertbeginn, Eintritt, Gage, Catering - um nur einige zu nennen. Über ein Statuskonzept wird die Aufschaltung eines Events auf der öffentlichen Website gesteuert.
In einem Dashboard werden verschiedene Kennzahlen zu den Veranstaltungen übersichtlich aufbereitet. Auch die Mitglieder des Vereins werden in der Web-Anwendung verwaltet.
Das Portal vereinfacht die Koordination innerhalb des Booking Teams wesentlich und die Abstimmung mit dem Marketing sowie der Personalplanung gestaltet sich dank der zentralen Datenhaltung rationell.
Kunde
